Комплекс программ «Учет и ведение договоров»

Экономическая эффективность любого предприятия напрямую зависит от грамотного использования финансовых ресурсов. Основным рычагом управления денежными потоками компании является договорная деятельность.

Комплексное решение задачи автоматизации управления договорной деятельностью на базе КП «Учет и ведение договоров» упрощает принятие решения о заключении договора, обеспечивает контроль фактического прихода и расхода денежных средств в соответствии с запланированными показателями бюджета, а также дебиторской задолженности и сроков платежей.

КП позволяет оперативно обеспечить различные службы предприятия необходимой и точной информацией для заключения выгодных контрактов и своевременного их выполнения. Профильное решение по управлению договорной деятельностью позволяет вести оперативный учет договоров, осуществлять контроль исполнения сторонами своих обязательств и предоставляет пользователю все необходимые инструменты для ведения и эффективного управления финансовыми потоками предприятия.

Исполнение договора может быть подразделено на отдельные этапы. В рамках одного этапа или договора в целом можно регистрировать произвольное число дополнительных соглашений, контрагентских договоров и дополнительных соглашений к ним. Закрытие этапов и самого договора в целом происходит последовательно по мере регистрации в системе хозяйственных операций. В ходе исполнения договора ведется учет взаиморасчетов, а также учет фактических трудозатрат на выполнение работ по договору.

КП предназначен так же для ведения учета затрат и расходов как по договору в целом и так и по каждому этапу договора. Программа позволяет рассчитывать структуры цен на работы и продукцию для различных клиентов, вести при этом необходимые справочники и формировать картотеку цен. Автоматически формировать структуру цены на договор в целом, как с НДС, так и без НДС.

Пользователь может самостоятельно создавать новые схемы для расчета структуры цены (норм затрат), доработка КП при этом не требуется.

Формирование разнообразных отчетов позволяет эффективно контролировать все стороны договора: по оказанию услуг, изготовлению продукции и их реализации, по платежам клиентов, по расходам в разрезе статей затрат.

Комплекс программ ориентирован на использование следующими специалистами: директорами, руководителями ПЭО и ФЭО, финансовыми экономистами, экономистами по договорной работе, специалистами договорных отделов предприятий, технологами, складскими работниками.

КП «Учет и ведение договоров» реализован на единой технологической платформе и общей методологии системы «1С: Предприятие 7.7». Режимы и функции КП реализованы посредством взаимодействующих и связанных между собой структурных элементов системы: справочников, документов, журналов и отчетов, которые отображаются в системном меню при загрузке КП. Предусмотрено разграничение прав доступа к информации различных категорий пользователей с организацией специализированных рабочих мест. КП «Учет и ведение договоров» и эксплуатируется на ряде приборостроительных предприятий: НПП Хартрон – Аркос ЛТД г. Харьков с июля 2008 года, НПП Хартрон-Плант г. Харьков с января 2009 года. КП может быть адаптирован к различным особенностям ведения договорной деятельностью предприятия в конкретной организации. Возможна установка программы, как в однопользовательском, так и в сетевом вариантах (стоимость см. в прайс-листе). Вы можете скачать демонстрационный ролик, представляющий собой запись (снимки с экрана) реальной работы с КП. Скачать

Функциональные возможности.

Основными функциями КП являются:

• Оформление и согласование договоров.
• Ведение реестров договоров (справочник).
• Классификация договоров (головной, контрагентский).
• Поддержка актуальной информации по договорам (с учетом всех дополнений и изменений к договорам), их условиям и учетным характеристикам.
• Ведение истории внесения дополнений и изменений в данный договор с возможностью просмотра всех соответствующих документов.
• Разбивка договора на этапы и подэтапы.
• Получение итогов по взаиморасчетам по договору и их анализ.
• Просмотр всех документов по взаиморасчетам по данному договору.
• Контроль наличия актов сдачи-приемки, товарных и расходных накладных и других документов, связанных с договором
• Выгрузка любых данных по договорам и взаиморасчетам в Microsoft Excel.
• Контроль доступа пользователей к определенным типам договоров и информации по договорам.
• Ведение справочника продукции с возможностью получения информации о плановых нормах расходов на ее изготовление в заданном периоде (картотека цен).
• Получение отчетов и оперативных справок по выполнению договорных обязательств.

К преимуществам системы можно отнести:

• Возможность ведения истории изменений (всегда можно проследить, что, кем и когда было изменено)
• Согласованность ведения договорной деятельности в масштабах предприятия с получением консолидированной информации по договорам
• Эффективность работы с долгосрочными и сложными обязательствами (детализация договоров по этапам исполнения)
• Возможность просмотра и использования в расчетах информации, связанной с договорной деятельностью, из баз данных, обслуживаемых другими программными модулями (например, бухгалтерия).
• Механизм для создания схем для расчета структуры цены (норм затрат) на продукцию, услугу или договор (этап договора). Одна и та же схема расчета может использоваться для расчета в нескольких документах.

Структурные схемы КП:

Для решения задачи учета и планирования работ по договорам, комплексом программ реализованы следующие функции:

• формирование и ведение справочника продукции, расчет норм затрат на ее изготовление по статьям калькуляции ей затрат на её изготовление и картотеки цен;
• формирование и ведение справочника заказов;
• ввод учетных данных по договору (карточка договора);
• ввод учетных данных по этапам (подэтапам) договора с возможностью: формирования и ввода спецификаций на изготавливаемую и поставляемую продукцию на этапе и расчета сметной стоимости (структуры цены) собственных работ по этапу договора и договору в целом;
• планирование работ по договорам;
• формирование и выгрузка для бухгалтерии справочника действующих заказов;
• формирование отчетов по договорам в различных разрезах.

Для решения задачи учета выполнения работ и поставок по договорам, комплексом программ реализованы следующие функции:

• учет изготовления и сдачи продукции на склад готовой продукции (СГП) на основании товарных накладных и отпуска (реализации) товарной продукции со склада на основании расходных накладных;
• учет актов выполненных работ по договорам;
• учет оплаты по договорам;
• контроль взаиморасчетов по договорам с Заказчиком на основе учета выполненных работ, реализации продукции и произведенных оплат;
• прием и учет с накоплением прямых фактических затрат по статьям за месяц, списания затрат и суммы НЗП по статьям на конец текущего месяца в целом по договору и на этапах по данным бухгалтерии;
• формирование отчетов о состоянии и выполнении договорных обязательств в различных разрезах – заказчики, тематика и др.