Как подготовить инструкцию для подчиненных

Четверг, 14 мая 2009

Каждому бухгалтеру в своей практике приходилось пояснять подчиненному либо коллеге какой-нибудь алгоритм работы. Например, как распечатать платежное поручение в бухгалтерской программе или создать архивную копию базы. Обстоятельства бывают разные: увольнение работника и приём новых кадров, уход в отпуск или передача дел другому сотруднику. К сожалению, не всегда устных объяснений бывает достаточно. В таких случаях мы, как правило, вспоминаем известную поговорку: «Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать». Подробная письменная инструкция по работе будет гораздо эффективнее, если иллюстрировать её картинками.

После того, как вы в очередной раз объясняете очередному сотруднику одно и то же, то приходите к пониманию того, что проблему необходимо решить системно – составить исчерпывающую инструкцию.

Первое, что для этого нужно сделать – все-таки заставить себя выделить немного времени на это занятие, чтобы подойти к этой проблеме с творческим настроем. И тогда этим документом воспользуется множество сотрудников, и ваш труд не останется напрасным.

Не стоит путать такую инструкцию с должностными инструкциями и графиком документооборота (хотя при определенных обстоятельствах наш документ может их дополнить). Под термином «Инструкция» в данном случае подразумевается свод указаний, правил, устанавливающих порядок и способ их выполнения или осуществления. Т.е. в нашем документе мы должны подробно описать действия пользователя. Если инструкция касается работы с бухгалтерской программой, то рекомендуется также пояснить механизмы проверки правильности занесения информации в бухгалтерскую базу, позволяющие самостоятельно убедиться в достижении результата.

Все мы видели инструкции по пользованию бытовой техникой. Если такая инструкция написана хорошо, то вы без труда сможете включить, настроить и пользоваться, например телевизором или холодильником. Так же и инструкция на работе – если она подробно и доходчиво составлена, то работник без особых затруднений будет выполнять возложенные на него операции.

Кто-то, возможно, возразит, что использование бытовой техники и действия работника на рабочем месте – совсем не одно и тоже. А почему нет? Ведь ваша задача не описывать все обязанности и права, а гораздо проще, – создать инструкцию по работе с определенным программным обеспечением для достижения совершенно определенного результата. Каким должен быть результат, решать вам.

Например, вам нужно раз и навсегда объяснить всем сотрудникам бухгалтерии, как отправлять письма при помощи электронной почты, дабы не рассказывать по телефону об этом долго и сбивчиво, находясь на другом конце города/страны. Для этого мы создадим инструкцию пользователю, в которой подробно опишем всю последовательность действий, необходимых для достижения результата, и проиллюстрируем их.

Так как вы не знаете заранее, какой квалификацией будет обладать человек, пользующийся вашими пояснениями, то при изложении будем ориентироваться на неискушенного в компьютерных делах пользователя. Отсюда следует, что в тексте не должно быть специфической терминологии и сам процесс нужно описывать, начиная со стадии, знакомой потенциальному пользователю.

Возможно, в самом запущенном случае пояснения даже придется начать непосредственно с этапа включения компьютера, с указание цвета кнопки на системном блоке и того, что пользователь должен увидеть на мониторе после завершения включения. Ничего страшного. Ведь для нас важен результат, не так ли?

После этого укажите пользователю, какую именно программу необходимо запустить. Уточните, можно ли запустить эту программу с рабочего стола или же ему необходимо перемещаться по разделам меню «Пуск».

Свои пояснения иллюстрирует картинками рабочих окон программы, которые увидит пользователь на мониторе по выполнении определенных действий.

Для того чтобы вставить картинку в текст, вам не обязательно осваивать дополнительные программные продукты и тонкости работы с графикой на компьютере. Все достаточно просто решается средствами Windows. На клавиатуре даже предусмотрена специальная клавиша «Print Screen» для создания картинки с содержимым экрана. Такую мгновенную «фотографию» экрана принято называть английским словом «screenshot» (скриншот). Само по себе составное английское слово довольно точно передает и действие, и результат: screen — экран, shot — моментальный снимок, слепок, мгновенное запоминание.

Для того чтобы сфотографировать всю картину происходящего на экране нужно всего лишь нажать клавишу «Print Screen»— и скриншот попадает в буфер обмена. Из буфера обмена картинку можно вставить прямо в документ Word, используя контекстное меню «Вставить» или при помощи комбинации клавиш «Сtrl + V». Причем, используя только клавишу «Print Screen», вы получите снимок всего рабочего стола с каскадом окон работающих программ. Но это не всегда удобно, так как чаще существует необходимость показать одно активное окно программы. Для этого перейдите курсором в рабочее окно нужной вам программы, а затем, удерживая клавишу «Alt», нажмите все ту же клавишу «Print Screen». В буфер обмена при этом попадет только снимок активно окна программы.

Вставив полученный снимок в инструкцию, можно откорректировать размер и положение картинки в документе. Для этого левой кнопкой мыши щелкните по картинке в документе Word и выберите из контекстного меню пункт «Формат рисунка…».

В появившемся диалоге на закладке «Размер» установите приемлемую для документа ширину рисунка, не забыв сохранить пропорции относительно исходного размера. Если ширина рисунка существенно меньше, чем ширина текста, то уместно будет применить опцию Обтекание Вокруг рамки» на закладке «Положение». Тогда картинка не будет занимать много пустого места и будет расположена в тексте.

На практике мы советуем уделить особую важность оформлению и иллюстрациям в подготавливаемых вами инструкциях. Ведь красивые вещи располагают к себе человека, следовательно, и ваш методический материал будет намного эффективнее устных рассказов с набросками на случайных клочках бумаге.

По материалам сайта Инфостарт

Новости по рубрикам