Использование регламентированной отчетности в системе «1С: Предприятие 7.7»

Среда, 6 мая 2009

Наверное, ни для кого не будет откровением то, польза от любой учетной системы без возможности получения отчетности по результатам ведения автоматизированного учета практически равна нулю. Более того, степень полезности и эффективности программы ведения учета напрямую зависит от «портфеля» отчетов, которыми она оснащена. Рассмотрим «1С: Предприятие» с этой точки зрения.

В «1С: Предприятии» существует три группы отчетов:

Cтандартные отчеты – это отчеты, широко используемые бухгалтерами, такие как оборотно — сальдовая ведомость, анализ счета, сводные проводки и т.д. Эти отчеты являются обязательными.

Специализированные отчеты – отчеты, написанные специалистами по внедрению системы «1С: Предприятие» и учитывающие специфику учета конкретного предприятия.

Регламентированные отчеты – отчеты, которые бухгалтер предприятия обязан периодически формировать для органов статистики, фондов и т.д. Особенностью этой категории отчетов является изменчивость печатных форм и алгоритмов расчета конкретных строк отчета. Это свойство не дает возможности «зашивать» регламентированные отчеты в конфигурацию программы.

Для выхода из этой ситуации фирма «1С» разработала систему обновления отчетности, принцип которой заключается в том, что регламентированные отчеты организованы в виде отдельных файлов (внешних отчетов) и установка новых форм не требует изменения конфигурации. При изменении существующих форм и появлении новых разработчиками конфигурации разрабатывается новый пакет форм отчетности, который распространяется бесплатно среди зарегистрированных пользователей. Как правило, это происходит один раз в квартал. Рассмотрим правила работы с пакетом регламентированных отчетов.

Форму регламентированного отчета можно открыть либо через меню «Отчеты», либо через меню «Файл — Открыть». Во втором случае необходимо указать полный путь к отчету. Отчеты можно найти в подкаталоге каталога информационной базы (ИБ) данных (путь к ИБ можно узнать через меню «Помощь о программе»). В этом каталоге наборы форм отчетности организованы в виде отдельных папок с именами типа: Rp01q9.grp, что означает в данном случае, что это набор отчетов за второй квартал 2009 года. В этой папке можно найти множество файлов с расширением – это и есть отчеты, а также два файла: RpHist.txt – файл, в котором можно прочитать историю изменения отчетов, и Rplist.txt – список, в котором стоит соответствие имен файлов именам отчетов. Всего вместе с конфигурацией «Бух. учет для Украины» поставляется более 30 регламентированных отчетов, среди которых такие, как «Баланс», «Отчет о финансовых результатах», «Декларация о НДС (с приложениями)», «Декларация о прибыли» и многие другие. Помимо печатных форм отчеты могут формировать и электронные формы.

При открытии отчета появляется форма, состоящая из двух частей: верхней (служебной), в которой происходит выбор периода отчета, набора действий с отчетом: «сохранить», «восстановить», «заполнить», «бланк», а также формата вывода данных: с копейками или без; и нижней – информационной. В информационной части путем выбора действия «заполнить» заполняются числовые ячейки путем выбора данных из итогов ИБ.

Ячейки бывают редактируемые (желтого цвета) и нередактируемые (зеленого цвета). В нередактируемых содержится сводная информация, например сумма строк 1,2,3, которые в свою очередь можно изменить. Редактируемые ячейки заполняются либо непосредственно на клавиатуре, либо путем вызова калькулятора щелчком мышки по ячейке и набором цифр на калькуляторе.
После формирования отчета его можно сохранить и распечатать. При печати можно использовать меню «Параметры страницы» для масштабирования, либо изменения полей печати для приведения в соответствие с полями принтера.

Что касается вопроса корректности отчетов, то во многом этот вопрос связан с аккуратностью и полнотой ведения учета в системе «1С: Предприятие» бухгалтерами. Система не выдумывает цифры, она их берет лишь из итогов, поэтому будьте внимательны при ведении автоматизированного учета.

Новости по рубрикам